En nuestro mundo moderno, todo el mundo está buscando hacer las cosas más rápido, mejor, más inteligente, así que no es de extrañar que los problemas de productividad sean increíblemente populares.
Pero la verdad es que no hay nada nuevo bajo el sol; a pesar de lo que sea que el libro, producto o gurú más nuevo quiera venderte, puedes aprender a ser más productivo con los hábitos de trabajo que la gente ha usado durante muchos años. Aplica incluso unos cuantos de los que se mencionan a continuación y aumentarás tu productividad, garantizado:
1.- Define tus TMIs
TMI representa las tarea más importante, y con sólo tomarse unos momentos para identificar de 3 a 5 cosas que debes lograr cada día, mejorarás tu productividad en general. No puedes concentrarte en tu trabajo importante si no sabes lo que es importante.
2.- No hagas varias tareas a la vez
Vivimos en un mundo de múltiples pestañas y múltiples dispositivos, pero la ciencia nos dicen que ninguno de nosotros es realmente un buen multitarea. Trabajar en una cosa a la vez te hará más rápido y menos propenso a cometer errores.
3.- Crea una rutina matutina
Para muchas personas, definir y seguir una rutina matutina puede ayudar a asegurar un comienzo del día sin problemas, del mismo modo, las rutinas para otras horas del día pueden agilizar las tareas diarias.
4.- Edita tus flujos de entrada y simplifica
La mayoría de la gente que conozco no querría renunciar a sus boletines, medios sociales o lectura de blogs, pero hay maneras de hacer que tu consumo de medios sea más productivo. Primero, edita tus flujos de medios y elige los más valiosos e importantes; luego, encuentra formas de agilizar tu consumo con fuentes RSS, aplicaciones como Hootsuite y lectores fuera de línea.
5.- Se conciso
Cuando escribas correos electrónicos, ve al grano rápidamente. Una buena regla empírica es limitar tu correo electrónico a cinco frases o menos.
6.- Has el trabajo importante
En el clásico «Siete Hábitos de las Personas Altamente Eficaces», Steven Covey presenta una matriz que divide nuestras actividades en cuatro categorías: urgentes e importantes, no urgentes pero sí importantes, urgentes e intrascendentes, y no urgentes e intrascendentes. La clave es pasar la mayor parte de nuestro tiempo en el cuadrante dos, haciendo las Actividades Importantes y No Urgentes.
7.- Tareas similares por lotes
El ejemplo más simple de esto es elegir procesar los correos electrónicos sólo una o dos veces al día en lugar de revisarlos cada vez que el ordenador suena. Identifica las tareas que están interrumpiendo tu flujo (correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones, etc.) y programa un tiempo para hacerlas todas a la vez.
8.- Eliminar, automatizar, delegar
Hacer el mejor trabajo a menudo requiere eliminar o minimizar las tareas que no necesitas hacer. Primero, elimina todo lo que puedas de tu lista de tareas; determina si alguna tarea puede automatizarse con tecnología o plantillas; y finalmente, delega cualquier tarea que no necesite tu atención personal.
9.- Trabajar sin conexión
Internet es un lugar fantástico, pero tentador. Si tienes dificultades para evitar sus distracciones, trabaja off line o lleva tu trabajo a algún lugar sin conexión a Internet para forzar la concentración. Adelanta el trabajo en viajes largos en avión.
10.- Haz lo que menos quieras hacer, primero
Prioriza los puntos que más probablemente quieras postergar: tu día transcurrirá mucho más tranquilo cuando la llamada telefónica que temes o el informe que no quieres escribir estén terminados y ya no pesen en tu mente.
No necesitas un sofisticado sistema para la productividad, sólo basta con unos pocos hábitos buenos y atemporales.
